Wie der Data Assist Unternehmen von manuellen Prozessen befreit
Automatisierte Datenextraktion mit KI
Manuelle Datenextraktion war gestern. Mit dem Data Assist heben wir die Verarbeitung eingehender Kundenkommunikation auf ein neues Level – effizient, präzise und skalierbar. In nur sechs Monaten haben wir eine KI-basierte Lösung live gebracht, die unstrukturierte Dokumente zuverlässig verarbeitet und Fachbereiche nachhaltig entlastet.
Wie? Mit crossfunktionaler Zusammenarbeit, durchdachter Modularität und echtem Fokus auf das, was zählt: Automatisierung mit Wirkung.
Die Aufgabe
Viele Unternehmen hatten den ersten Schritt Richtung Digitalisierung längst gemacht: Dokumente wurden automatisch erfasst, klassifiziert und geroutet. Doch der kritische Engpass blieb bestehen: die manuelle Extraktion von Daten. Genau hier setzten wir an – mit einem Ziel: ein KI-gestütztes System zu entwickeln, das flexibel, präzise und schnell einsatzbereit ist.
Die größte Herausforderung: unstrukturierte Eingangsdokumente, etwa formlose Kündigungen oder handschriftliche Briefe, die sich nicht regelbasiert verarbeiten lassen. Genau dafür haben wir den Data Assist gebaut – ein modulares Framework, das den gesamten Extraktionsprozess automatisiert und skalierbar macht.
Von der Idee zum Go-Live
In enger Zusammenarbeit mit unseren Kund:innen und ihren Fachabteilungen haben wir für jeden Use Case ein klar definiertes MVP entworfen. Innerhalb von 6 Monaten führten wir alle relevanten Module ein, testeten iterativ mit echten Dokumenten und passten das System in Rekordzeit auf den Produktivbetrieb an.
Ob handschriftlich, formatiert oder völlig frei – der Data Assist verarbeitet strukturierte und unstrukturierte Inhalte und wandelt sie in strukturierte JSON-Daten um. Damit wird nicht nur die Datenqualität massiv erhöht – auch Folgeprozesse lassen sich nun vollautomatisiert durchführen.

Best Practices, die den Unterschied machen
- Fachbereiche früh einbinden: So sichern wir Know-how, Akzeptanz und valide Testdaten.
- MVPs realistisch denken: Klar abgegrenzte Ziele vermeiden Komplexität und beschleunigen den Rollout.
- Nicht dogmatisch, sondern pragmatisch: Ob KI oder Regelwerk – entscheidend ist, was effizienter, skalierbarer und nachhaltiger funktioniert. Der Data Assist lässt beide Wege offen und unterstützt die optimale Entscheidung.
- Edge Cases vermeiden: Der Fokus liegt auf High-Impact-Fällen mit hohem Automatisierungspotenzial.
Blick in die Zukunft
Wir entwickeln den Data Assist laufend weiter. Aktuell arbeiten wir an der Integration von multimodalen LLMs, die nicht nur Text, und Layoutinformationen sondern auch Bilder nativ verarbeiten können.
Neue OCR-Modelle auf Transformer-Basis verbessern die Erkennung von Handschriften deutlich und Reasoning-fähige Modelle ermöglichen künftig auch komplexe Verknüpfungen innerhalb der Dokumente.